POLÍTICA DE PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO
NEXFIN S.A.S. define su política para la prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo, que regularán las conductas que deben observar todos los empleados y colaboradores de la compañía, así como, en sus relaciones con los clientes, proveedores y contratistas, la empresa misma busca detectar, prevenir, identificar y evitar que NEXFIN S.A.S. sean utilizada para realizar
transacciones originadas o destinadas a la ejecución de actividades ilícitas, o a la canalización de recursos para actividades terroristas.
La sociedad empresarial denominada NEXFIN S.A.S., pretende establecer los lineamientos en materia de gestión para la prevención y control del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo, con el fin de minimizar la posibilidad que a través de las distintas actividades que lleva a cabo la empresa en el desarrollo de sus operaciones, se introduzcan recursos provenientes de Lavado de activos o se financie el terrorismo o indirectamente como instrumento para el
ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento de cualquier forma de dinero y otros bienes provenientes de actividades ilícitas.
Por lo anterior, es prioridad de NEXFIN S.A.S., implementar buenas prácticas, promoviendo e impulsando la cultura de administración del Riesgo, previniendo y controlando sus operaciones para evitar incurrir en delitos asociados al Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y así brindar una operación transparente.
- Objeto:
Definir y aplicar los lineamientos, controles y acciones necesarias para protegerse del riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, comprometiendo a todas las contrapartes de NEXFIN S.A.S. para tal efecto.
- Alcance:
Aplica a NEXFIN S.A.S., en lo relacionado con todos los procesos donde se presenten factores de riesgo de LA/FT, las contrapartes que involucran un factor de riesgo en este sentido y sobre las cuales se determinan los presentes lineamientos son:
- Clientes
- Proveedores
- Socios o accionistas
- Trabajadores de la empresa
- Manejo del efectivo
- Otros terceros acreedores
Por lo tanto, conforme al ordenamiento jurídico colombiano el cual se encuentra integrado por las normas para la prevención del lavado de activos y financiación contra el terrorismo, NEXFIN S.A.S., no admite en ninguna circunstancia, acciones, conductas, faltas o situaciones de LAFT cometidas por sus empleados y/o proveedores.
- Marco Legal:
Para dar cumplimiento a los convenios internacionales firmados por Colombia, en relación con la lucha contra las actividades ilícitas y el terrorismo, el gobierno ha venido sancionando normas que involucran a diferentes sectores de la economía, en la implementación de acciones tendientes a minimizar los riesgos y facilitar la detección de personas naturales o jurídicas, involucradas con estos delitos.
NORMA INTERNACIONAL ADOPCIÓN EN COLOMBIA
Convención de Viena de 1988 – Convención de Naciones Unidas contra el tráfico de Estupefacientes y Sustancias Psicotrópicas.
Aprobada por ley 67 de 1993 – Sentencia C-176 de 1994.
Convenio de Naciones Unidas para la Represión de la Financiación del Terrorismo
de 1989.
Ley 808 de 2003 – Sentencia C -037 de 2004.
Convención de Palermo de 2000.
Convención de Naciones Unidas Contra la Delincuencia Organizada.
Ley 800 de 2003 – Sentencia C -962 de 2003.
Convención de Mérida de 2003: Convención de Naciones Unidas Contra la
Corrupción.
Ley 970 de 2005 – Sentencia C -172 de 2006.
POLÍTICA DE PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO
Estándares internacionales:
Recomendaciones internacionales de Naciones Unidas, GAFI (Grupo de Acción
Financiera Internacional), GAFIC (Grupo de Acción Financiera del Caribe),
GAFISUD (Grupo de Acción Financiera de Sudamérica).
- Estándar Australiano para la administración del Riesgo AS/NZS 4360.
- Norma de Gestión de Riesgos ISO 31000:2009.
- Modelo NRS (Negocios Responsables y Seguros).
- Marco integrado de administración de riesgos corporativos.
NORMA NACIONAL DESCRIPCIÓN
La Circular Básica Jurídica (C.E. 007 – 96) de la Superintendencia Financiera de Colombia: Parte 01, Titulo IV.
A través de la cual se busca que las entidades vigiladas Implementen y administren un Sistema de Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo.
Decreto 1497 – 19 Julio de 2002 UIAF Mediante este decreto se amplió a todos los sectores económicos la obligación de establecer y desarrollar mecanismos de detección de operaciones sospechosas y su reporte a la UIAF.
Circular 0170. Octubre 2002. DIAN Prevención y Control al Lavado De Activos La Superintendencia de Puertos y Transporte emitió la Circular Externa No. 000011 del 25 de noviembre de 2011.
Con ella busca que las empresas transportadoras de vehículos de carga terrestres, implementen el Sistema Integral para la prevención y el control de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
Circular Externa No. 006 del 25 de Marzo de 2014 Superintendencia de Economía Solidaria.
Da instrucciones para la prevención y el control de lavado de activos y de la financiación del terrorismo.
La Superintendencia de Sociedades emitió la Circular Básica Jurídica No. 100-00003 del 22 de julio de 2015 la cual es modificada por la Circular Básica Jurídica No. 100-000008 de 25 de octubre de 2016.
Con esta busca que el sector Real, implemente el Sistema de Autogestión de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, iniciando con las empresas que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, tuvieron ingresos superiores a $160.000 SMLV e incluye ciertos sectores específicos.
- Definiciones:
En esta política se definen:
- Las obligaciones de los colaboradores, como parte de la empresa y del sistema.
- Los principios de actuación de los miembros de la empresa frente al riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
- Los principios de relación con terceros.
- Lavado de activos: Corresponde a las conductas contempladas en el artículo 323
del Código Penal, adicionado por el artículo 8 de la ley 747 de 2002 y modificado
por el artículo 16 de la ley 1121 de 2006.
“Artículo 323. Lavado de Activos. El que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme, custodie o administre bienes que tengan su origen mediato o inmediato en actividades de tráfico de migrantes, trata de personas, extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión,
tráfico de armas, financiación del terrorismo, tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias psicotrópicas, delitos contra el sistema financiero, delitos contra la administración pública o vinculados con el producto de delitos ejecutados bajo concierto para delinquir, o les dé a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad o los legalice, oculte o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o derecho sobre tales bienes o realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito, incurrirá por esa sola conducta, en prisión de ocho (8) a veintidós (22) años y multa de seiscientos cincuenta (650) a cincuenta mil (50.000) salarios mínimos legales vigentes.”
Administración de recursos relacionados con actividades terroristas: Corresponde a las conductas contempladas en el artículo 345 del Código Penal, modificado por el artículo 16 de la ley 1121 de 2006.
“Artículo 345. Administración de recursos relacionados con actividades terroristas. El que directa o indirectamente provea, recolecte, entregue, reciba, administre, aporte, custodie o guarde fondos, bienes o recursos, o realice cualquier otro acto que promueva, organice, apoye, mantenga, financie o sostenga económicamente a grupos armados al margen de la ley o a sus integrantes, o a grupos terroristas nacionales o extranjeros, o a actividades terroristas, incurrirá en prisión de trece (13) a veintidós (22) años y multa de mil trescientos (1.300) a quince mil (15.000) salarios mínimos legales vigentes.”
Listas internacionales: Relación de personas y empresas que de acuerdo con el organismo que la pública, están vinculadas con actividades delictivas objeto de la lista, tales como OFAC (conocida como lista Clinton), Interpol y FBI.
Reporte de operación sospechosa (ROS): Son operaciones sospechosas que realizan las personas naturales o jurídicas, que, por su número, cantidad o características, no se enmarcan dentro de los sistemas y prácticas normales de los negocios de una industria o sector determinado, y de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate, no hayan podido ser razonable ente
justificadas.
Riesgo de Pérdida de Reputación: Es la posibilidad de pérdida en que incurre una empresa por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la institución y sus Prácticas de negocios, que cause pérdida de clientes, disminución de ingresos o procesos judiciales.
Aspectos Generales:
- No prestar el nombre de la compañía para realizar negocios o movimientos de dinero de terceros.
- Dudar de cualquier propuesta de negocio que represente rentabilidades injustificadas e injustificables.
- Dudar de proveedores que suministren productos a precios menores o iguales que su costo, e incluso a precios mucho menores que los normalmente ofrecidos en el mercado.
- Para todos los pagos por transferencia, únicamente transferir a cuentas a nombre del beneficiario del pago.
- Para todos los pagos en cheque, únicamente para consignación en cuenta del primer beneficiario.
- Dejar evidencia completa y suficiente de todas las transacciones de dinero que se realicen.
- En los procedimientos de creación de proveedores, solicitar documentación completa para conocer a la empresa o persona como: Certificado de Cámara de Comercio, Rut, Estados Financieros, Referencias Bancarias y/o Comerciales.
- En contratos de cuantías considerables, efectuar visitas a las instalaciones del cliente o proveedor.
- En los procedimientos de creación de cliente solicitar cedula de ciudadanía y realizar estudio SARLAFT
- Realizar consulta de los potenciales clientes y proveedores en las listas internacionales, mínimo en la OFAC o lista Clinton.
- Tener documentos soporte de la totalidad de operaciones con clientes y proveedores.
- En caso de identificar actividades sospechosas por algún empleado de la compañía relacionadas con Lavado de Activos o Financiación del Terrorismo, deberá ponerlo en conocimiento de gerencia.
- En la prevención de lavado de activos, los empleados, proveedores y clientes podrán denunciar cualquier actividad sospechosa de lavado de activos y financiación del terrorismo en la que pueda verse involucrada la compañía.
- Realizar campañas de divulgación de la presente política con empleados, clientes y proveedores para fortalecer la cultura de denuncia frente a hechos ilegales de esta índole.
Riesgos Asociados: Para tomar conciencia de la importancia que tiene la prevención del riesgo de Lavado de Activos y Financiación del terrorismo, se describen a continuación los riesgos asociados a una práctica de negocios sin control y/o desconocimiento del tema:
- Pérdida de reputación.
- Hacer parte de rumores.
- Ser incluidos en listas negras.
- Pérdida de acceso a los servicios y productos del sistema financiero
- Pérdida de relaciones comerciales.
- Pago de multas y sanciones.
- Problemas legales en procesos judiciales.
Los aspectos generales descritos en esta política deben integrarse en todos los procedimientos relacionados con contabilidad (pagos, recaudos y demás transacciones relacionadas), compras (negociaciones con proveedores de bienes y servicios) y la prestación del servicio de la sociedad.
- Políticas sobre prevención del riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo:
Política 1. Colaborar en la lucha contra el Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, propendiendo al adecuado funcionamiento del Sistema de Prevención del Lavado de Activos.
Política 2. Criterios de actuación de los colaboradores:
La actuación de todos los miembros de la compañía frente a la prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, será siempre acorde con los principios y valores empresariales, los cuales se enmarcan dentro de los más altos estándares éticos. Como criterios específicos se definen los siguientes:
POLÍTICA DE PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO
- Conocimiento de los terceros relacionados: Todo trabajador de NEXFIN S.A.S., que intervenga en operaciones o transacciones de índole nacional o internacional, está obligado a aplicar las medidas de control que establezca la empresa tanto en esta política como en los procedimientos, para la adecuada y diligente identificación de terceros, en el marco de sus funciones
- Colaboración para el logro de los objetivos: Todos los trabajadores de NEXFIN S.A.S., están obligados a colaborar en las verificaciones o recopilación de información requerida para el Sistema de Prevención en Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, así como a informar las operaciones que dentro del desarrollo normal de sus labores y lo definido en esta política corresponda a una operación inusual o sospechosa de Lavado de Activos o Financiación del Terrorismo.
- Confidencialidad de la información: Ningún colaborador de NEXFIN S.A.S. S.A.S, podrá dar a conocer a terceros, información sobre procedimientos o controles en Lavado de Activos o Financiación del Terrorismo, así como los informes que sobre el tema se lleguen a enviar a las autoridades competentes.
Política 3. Principios de relación con Terceros:
NEXFIN S.A.S, realiza sus operaciones bajo los siguientes principios: Cumplimos las leyes nacionales e internacionales vigentes, así como las normas y reglamentaciones que le aplican a la actividad y relacionados con el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo.
- Cumplimos los principios fundamentales del pacto Global de las Naciones Unidas.
- Con apego a la ética empresarial.
- Actuamos con transparencia en la ejecución de las labores y en los resultados obtenidos en las actividades de las empresas.
- Gestionamos el riesgo de forma responsable, razonable y sostenible.
- No tenemos relación con vinculados en las listas ONU y OFAC.
- Reportamos a las autoridades competentes las operaciones inusuales y sospechosas.
Política 4. Analizar, revisar y reportar cuando corresponda los pagos recibidos desde paraísos fiscales según Decreto 1966 de 07 de octubre de 2014 y de jurisdicciones no cooperantes de acuerdo con el GAFI.
En virtud de lo anterior NEXFIN S.A.S., ha implementado su Política de prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo – LAFT, dando estricto cumplimiento a las siguientes declaraciones:
- Que los recursos, ingresos o fondos son derivados de actividades y operaciones lícitas dentro del desarrollo normal de las mismas, por lo tanto, no provienen de ninguna actividad ilícita Contemplada en el Código Penal Colombiano o cualquier norma que lo sustituya, modifique o adicione.
- Ninguna de las actividades, transacciones u operaciones que se realicen serán utilizadas, recibidas o destinadas directa o indirectamente para actividades ilícitas o para dar apariencia legal a algún acto realizado en búsqueda de lavar activos o bien para la financiación de un grupo al
margen de la ley o cualquier delito tipificado dentro del ordenamiento jurídico colombiano. - Que toda persona natural o jurídica que se relacione con NEXFIN S.A.S. S.A.S., conoce y cumple con las leyes y normas del ordenamiento jurídico colombiano en relación con el lavado de activos, anticorrupción y financiación del terrorismo (LA/FT), por tanto, se han implementado políticas, acciones éticas, mecanismos y procedimientos derivadas de las disposiciones legales cumpliendo a cabalidad la regulación vigente en cuanto a la prevención aplicable a LA/FT.
- Que ni el representante legal de NEXFIN S.A.S., o alguno de sus familiares o cónyuge, ni los accionistas, socios o asociados que tengan el Cinco Por ciento (5%) o más de capital social, aporte o cuota de participación directa o indirectamente, ni ninguno de sus administradores entendidos estos como lo expresa el Código de Comercio, ni los miembros de la junta directiva han sido objeto de condenas penales o de sanciones por delitos dolosos o por violaciones a leyes relacionadas con LA/FT el fraude o la corrupción; quedado facultado NEXFIN S.A.S. , para efectuar las Investigaciones
o verificaciones pertinentes cuando lo considere necesario en las bases de datos u otros medios de información y así mismo para dar por terminada cualquier relación si se confirma la existencia de algún procedimiento o sanción concerniente a lo anteriormente expresado o alguna situación que
pueda perjudicar a NEXFIN S.A.S. tanto en su reputación o en forma legal. - Que uno de los pilares de NEXFIN S.A.S. en materia de esta política LAFT es proteger a la empresa de que sea vinculada en actividades o acciones de lavado de activos y financiación del terrorismo desarrolladas por accionistas, trabajadores directos, contratistas o personas
pertenecientes a otros grupos de interés. - Que NEXFIN S.A.S. tiene la obligación ética y legal de identificar y reportar aquellas actividades que potencialmente constituyan o tengan como finalidad el lavado de activos y la financiación del terrorismo y que puedan comprometer a la empresa en cualquiera de sus actividades.
- Que NEXFIN S.A.S. mediante su protocolo de vinculación de clientes y proveedores verifica que estos no se encuentren relacionadas con el LA/FT.
- Que para NEXFIN S.A.S. es fundamental asegurar que las normas relacionadas con el Sistema de Administración de Riesgos por Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo primen sobre la aplicación de cualquier otra norma y se antepongan al cumplimiento de cualquier meta o
interés comercial.
En cumplimiento de todo lo anterior la gerencia de NEXFIN S.A.S. se obliga a:
- Poner en marcha la anterior Política y demás actividades que permitan prevenir cualquier actividad que facilite el lavado de activos y la financiación del terrorismo – LAFT.
- Adelantar acciones para divulgar y hacer cumplir la presente política.
- No se realizará relación de negocios con personas naturales o jurídicas cuando se presenten elementos que conlleven dudas sobre la legalidad de las operaciones, licitud de recursos o listas restrictivas. Además de la información y documentación que se solicita dentro de los procesos correspondientes para el conocimiento de terceros, para efectos de la prevención del control LA/FT se exigen una declaración de prevención del riesgo LA/FT.
El incumplimiento u omisión de alguno o de todos los numerales mencionados en la Política de prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo – LAFT, será causal de terminación de contrato laboral con justa causa y/o de terminación unilateral de relaciones comerciales entre NEXFIN S.A.S. con terceros.
La presente Política se encontrará vigente a partir de su promulgación y Divulgación con los empleados y colaboradores.